دبیرخانه

مسئول دبیرخانه:سرکارخانم مهناززیادی

1:اسکن مکاتبات درخواست های وارده

2:ثبت مکاتبات ودرخواست هادرسیستم مکاتبات اداری

3:ارجاع مکاتبات ثبت شده به کارتابل مدیریت شبکه یا معاونت مربوط

4:ثبت نهایی وخاتمه گردش کار مکاتبات

5:چاپ نامه ها

6:ثبت نامه های ارسالی دردفاترمربوط

7:ارسال نامه هابه سایر ادارات ودانشگاه شهید بهشتی

8:کپی گرفتن برای کلیه واحدها ومراکز

9:ثبت نامه های بهداشت محیط وتحویل نامه به ارباب رجوء

10:اسکن نامه ها

11:بایگانی کردن نامه ها

بایگانی کارگزینی

مسئول بایگانی:سیدامید محمدی

1:حفظ ونگهداری نامه هااوراق,اسنادومدارک وپروندهای محرمانه مطابق مقررات واصول تهیه

2:فهرست مربوط براساس روش تعیین شده

3پیوست کردن پرونده ها باسوابق مربوط به نامه ها طبق دستور

4:تحویل پروندهای مخدومه به بایگانی راکدبااجازه مقام مافوق

5:صورت برداری,طبقه بندی,کدگذاری وبایگانی پروندهاطبق دستورالعمل های مربوط

6:تشگیل پرونده جدیدجهت پرسنل جدید الورود

7:پیگیری امورمربوط به بایگانی مرخصی ها,استعلاجی ها,نامه نگاری پرسنل ونامه های اداری وهمکاری در امر تهیه مرخصی سالیانه

8:اعلام وصل پروندهای پرسنلی که ازسایر واحدهابه مرکز ارسال می گردد

9:بایگانی ارزشیابی سالیانه کارکنان درپروندهای مربوط

10:تهیه گزارش موردلزوم جهت ارائه به مقام مافوق

11:شماره گذاری برگ ها,لاک مهر نمودن پروندهای پرسنل جهت ارسال به واحدهای تابع د انشگاه وپیگیری وصل پروند

12:پاسخگویی به مکالمات تلفنی وجراجعین به صورت حضوری در موردرفع مشکلات اداری کارکنان

13:ثبت,تهیه وتنظیم گزارش ماهیانه جهت اررائه به مقام مافوق وانجام سایر امور محوله طبق دستورمقام مافوق

کارگزین

سرکار خانم سیده مرضیه بن شاهی

1:ثبت خروج و ورودپرسنل,مرخصی روزانه,مرخصی ساعتی,ماموریت روزانه واستعلاجی در سیستم حضور وغیاب ومانده مرخصی پرسنل

2:رابط سامانه های کارگزینی{سامانه رصد,اچ آرکمپانی,کارمند ایران,پاکنا,اطلاعات مدیران سلامت}و ثبت اطلاعات به صورت هفتگی وماهانه

3:رابط ارزیابی کارکنان وسامانه کارکنان

4:گواهی انجام کاروراکز وپیگیری آنها

5:توجیح واماده کردن  اطلاعات ,مد ارک پرسنلی طرحی وشرکتی وجدیدالاستخدام

6:رابط امور بانوان ستاد دانشگاه

7:پیگیری ونامه نگاریاستعلاجی های بیشتر از 10روز

8:انجام ودرصد پرسنلی که تاخیر ,تعجیل ,غیبت دارند

9:ثبت ماموریتهای روزانه در سیستم آذرخش

10:نامه نگاری پایان طرح وابلاغ اولیه پرسنل طرحی وجوابیه نامه ها دانشگاه

11:استعلام مدرک تحصیلی پرسنل وپرسنلی ایثار گر

12:انجام سایر امور محوله طبق دستور مقام مافوق

مسئول کارگزینی

آقای حسین شاهسون

1:صدور حکم کارگزینی برای موارد تغییر پست ,ارتقا شغلی ,تغییرعائله مندی و اولاد ویا افزایش حقوق ومزایا امور قردادهاوتمدیدقراردادپرسنل درموعد مقرر,محاسبه وثبت حکم بازنشستگی

2:ارتقا رتبه وطبقه پرسنل محاسبه وتهیه فرم خلاصه سوابق جهت ارتقاءطبقه ورتبه وتبدیل وضعیت پرسنل

3:درخواست مرخصی

4:ثبت مرخصی

5:صدور کارت مرخصی ومحسابه مانده مرخصی پرسنل تا پایان سال,نمونه کارت مرخصی

6:ثبت ماموریت ها.

7:امور مربوط به بیمه وبیمه های تکمیلی

8:تسویه حساب

9:فرایند اخراج پرسنل,ثبت ابلاغ پرسنل,پیگیری نامه نگاری پرسنل,ارسال گواهی پرسنل پایان هر ماه به واحد حسابداری

10:پیگیری اقلام مربوط به هیات تخلفات اداری وهیات تجدیدنظر

11:تائید احکام پرسنلی در سیستم

12:ایجاد ارتباط مناسب با کارکنان بمنظورپاسخگوئی و رفع مشگلات اداری

13:نظارت برتهیه امار از وضعیت کارکنان واستفاده بموقع

14:نظارت براجرای کامل قوانین وآئین نامه ها انضباطی,بخشنامه ها و........

15::تهیه آمارگزارش ونامه های درخواستی شبکه بهداشت ودرمان

16:نظارت برجمع آوری نتایخ ارزیابی عملکرد

17:نظارت برجمع آوری سوابق بیمه ای کارکنان

18:نظارت برعملکردکارکنان حوزه مسئولیت واظهار نظر درباره وضعیت آنها

19:نظارت برعملکردکارکنان زیر مجموعه ئ ارزیابی عملکرد به موقع آنها

20:نظارت برانجام اقدامات لازم به منظور بازنشستگی کارکنان مشمول شرایط

21:نظارت برثبت وضبط ماموریتهاومرخصی های کارکنان

22:نظارت برتهیه گزارش کارکردماهانه کارکنان,بررسی,تائیدوار سال به موقع آن به امور مالی

23,نظارت وهماهنگی  به منظور جمع آوری ونگهداری اطلاعات پرسنلی وپرونده های کارکنان

021-36720700

 داخلی 252-251-255